Upravljanje vremenom je korištenje vremena na učinkovit način. Kako bih objasnila kolika je važnost dobrog upravljanja vremenom, poslužit ću se primjerom jednog američkog profesora kojeg su zamolili da održi kratko predavanje studentima o upravljanju vremenom, a on je učinio sljedeće: Na katedru je postavio prozirnu posudu i u nju poslagao veliko kamenje. Upitao je: "Da li je posuda puna?" "Da", odgovorili su studenti. Profesor je posegnuo iza katedre i izvadio vrećicu u kojoj je bio šljunak. Uspio je nešto šljunka nasipati između kamenja. Ponovio je pitanje : "Da li je posuda puna?" Studenti su bili malo zbunjeni. Jedni su rekli: "Da", a drugi su odgovorili: "Ne". Oni koji su mislili da još nije puna bili su u pravu. Profesor je u međuprostor između kamenja i šljunka nasipao pijesak. Sada su svi znali da posuda još nije bila puna. Nakon pijeska stalo je još nešto vode. Slijedeće profesorovo pitanje bilo je: "Koja je pouka ovog pokusa?" Studenti su se složili: "Koliko god se tvoja posuda činila punom, još će uvijek biti mjesta za dodatni zadatak." Na njihovo iznenađenje profesor je rekao: "Pouka priče je u tome da morate započeti s velikim kamenjem. Samo ako prvo stavite veliko kamenje moći ćete redom staviti šljunak, pijesak i na kraju vodu." Naravno, kada je profesor govorio o velikom kamenju mislio je na najvažnije zadatke!
Menadžeri su svjesni da se vremenom mora upravljati i da se ono mora trošiti na odgovarajući način kako bi donijelo maksimalna povratna ulaganja. U svakom procesu upravljanja projektima mora postojati kontrola vremena. Kontrola vremena je temeljni dio svakog poslovanja, a svaki sudionik na projektu mora pratiti utrošak svog vremena. Prvi važan korak u upravljanju projektima je informacija o tome da li su aktivnosti na projektu u skladu s planiranim vremenskim rokovima i u okviru proračuna. Pri tome su važna dva pitanja: Koliko je alociranog vremena na projektu potrošeno? i Koliko smo blizu završetka projekta? Usprkos tome što je vrijeme važan resurs, mnogi projektni menadžeri još nisu naučili alocirati vrijeme s jednakom pažnjom kao što alociraju druge, po njima važnije resurse.
Objavljeno u Regionalni Tjednik